Adatvédelmi tisztviselő (DPO) szolgáltatás

A szolgáltatás alapja az (EU) 2016/679 számú Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR), különösen a 37–39. cikkek, valamint a hazai Infotv. rendelkezései. Ezek határozzák meg, mikor kötelező adatvédelmi tisztviselőt kijelölni (pl. közfeladatot ellátó szervek, nagy mennyiségű vagy különleges adatok rendszeres, nagymértékű kezelése esetén), milyen feladatokat kell ellátnia, és milyen garanciákat kell biztosítani a DPO függetlenségére.

Ha egy szervezet nem jelöl ki adatvédelmi tisztviselőt, pedig erre jogszabály kötelezi, vagy formálisan kijelöl ugyan valakit, de a feladatokat nem megfelelően látja el, az komoly kockázatokkal jár. Ide tartoznak a GDPR alapján kiszabható, akár jelentős összegű adatvédelmi bírságok, a hatósági vizsgálatokkal járó reputációs károk, az érintetti panaszok és perek, valamint az üzleti folyamatok leállása vagy lassulása egy-egy incidens esetén. 

A kiszervezett DPO rugalmasabb és költséghatékonyabb megoldást kínál, mint egy teljes munkaidős belső munkatárs: pontosan annyi szakértői támogatást vesz igénybe, amennyire ténylegesen szüksége van.

DPO-ként feladatom, hogy objektív, szakmai szempontok alapján értékeljem a szervezet adatkezelési gyakorlatait, és jelezzem a kockázatokat, miközben együttműködő, megoldásorientált szakmai támogatást nyújtok.

Adatvédelmi tisztviselői szolgáltatás folyamata és tartalma

Adatkezelési gyakorlat felmérése – induló helyzetkép

Az együttműködés első lépése egy részletes adatvédelmi helyzetfelmérés. Interjúkat készítek a kulcsfontosságú területek (HR, értékesítés, marketing, IT, ügyfélszolgálat) vezetőivel, és áttekintem a meglévő szerződéseket, szabályzatokat, IT-folyamatokat, a szervezeti felépítést, az érintettektől érkező kérelmek, adatvédelmi incidensek kezelését. Célom, hogy pontosan lássam, milyen személyes adatokat, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig kezel a szervezet.

Megfelelés és kockázatok feltárása

Indulásként felmérem a GDPR és a hazai jogszabályoknak való megfelelést is, többek között a tájékoztatók tartalmát, a hozzájárulások kezelését, a hozzáférés-szabályozást, a törlési és hozzáférési folyamatokat, valamint az adatfeldolgozókkal kötött szerződéseket. A felmérés eredményét részletes, kockázati szinteket is tartalmazó jelentésben foglalom össze.

Példa: Ha egy szolgáltató cégnél a régi ügyféladatokat nem törölték időben, segítek az archiválási és törlési ütemterv kidolgozásában. 

DPIA (adatvédelmi hatásvizsgálat) támogatása

Olyan magas kockázatú adatkezelések esetén, mint például új kamerarendszer, profilalkotás vagy nagymértékű egészségügyi adatkezelés, adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatása szükséges. DPIA lefolytatásában támogatom a szervezetet . Segítem az adatkezelés céljának pontos meghatározásában, az érintettekre gyakorolt lehetséges hatások azonosításában, majd kockázatcsökkentő intézkedéseket javaslok.

Incidenskezelés – gyors és dokumentált reakció

Adatvédelmi incidens esetén (pl. téves címzettnek küldött e-mail, elveszett laptop, jogosulatlan hozzáférés) azonnali tanácsadást nyújtok. Segítek eldönteni, hogy az esemény adatvédelmi incidensnek minősül vagy sem, ha igen, bejelentésköteles-e a hatóság felé, szükséges-e az érintettek tájékoztatása, és milyen technikai-szervezési lépéseket kell megtenni a jövőbeni ismétlődés elkerülésére (döntési pontok).

Példa: Egy ügyfélszolgálat tévedésből rossz ügyfélnek küld szerződést. 48 órán belül incidensjelentést készítek, dokumentálom a vizsgálatot és javaslatot teszek a vezetőség részére a döntési pontokról.

Hatósági megkeresések kezelése

Ha a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) eljárása során megkeresi a szervezetet, adatvédelmi tisztviselőként koordinálom a választ. Áttekintem a kért dokumentumokat, segítek a válaszok megfogalmazásában, és javaslatot teszek az esetleges korrekciós intézkedésekre.

Belső szabályzatok és nyilvántartások kialakítása

Javaslatot teszek, kidolgozom vagy felülvizsgálom az adatvédelmi szabályzatokat, adatkezelési tájékoztatókat, adatfeldolgozói szerződésmintákat, valamint az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását. Ügyelek arra, hogy a dokumentumok ne csak adatvédelmi szempontból legyenek rendben, hanem a gyakorlatban is használhatók, érthetők legyenek a munkatársak számára.

Munkavállalói képzések és tudatosságnövelés

Gyakorlatias képzések a munkavállalók számára, külön fókuszálva azokra a területekre, ahol a legnagyobb a hibalehetőség (e-mail kezelés, jelszóhasználat, ügyféladatok kezelése). A képzések során konkrét példákat, esettanulmányokat használok, a képzés teszttel zárul.

Folyamatos tanácsadás és operatív támogatás

Az adatvédelmi tisztviselő nem csak projekt-szinten jelenik meg, hanem a napi működés része. E-mailen, telefonon folyamatosan elérhető vagyok, és segítek minden olyan kérdésben, ahol személyes adatok érintettek: új kampány indítása, új szoftver bevezetése, szerződéskötés adatfeldolgozóval, munkavállalói ellenőrzés stb.

Példa: Egy marketingkampány előtt előzetesen véleményezem a hírlevél-szövegeket, a célzási beállításokat és a leiratkozási folyamatot, így a kampány már induláskor megfelel a GDPR-követelményeknek.

Munkaterv és riportálás a vezetés felé

Az induló helyzetkép alapján DPO munkaterv elfogadására teszek javaslatot a vezetőség részére. A munkaterv elfogadása után, rendszeresen (jellemzően negyedéves vagy féléves) vezetői riportokat készítek, amelyekben összefoglalom az adatvédelmi helyzetet, az elvégzett feladatokat, a feltárt kockázatokat és a javasolt intézkedéseket. A riportok támogatják a stratégiai döntéshozatalt, és átláthatóvá teszik az adatvédelem állapotát a vezetőség számára.

Példa: Egy negyedéves összefoglaló riportban bemutatom az incidensek számát és típusait, a képzéseken résztvevők arányát, a levont következtetéseket és fejlesztési javaslatokat. 

Az együttműködés gyakorlati menete

Kapcsolattartás módja: Kijelölünk egy elsődleges kapcsolattartót a szervezet részéről (pl. jogi vezető vagy HR-vezető), akivel e-mailen, telefonon és online meetingeken tartom a kapcsolatot. Szükség esetén személyes egyeztetéseket is szervezünk.

Rendszeres egyeztetések: Előre ütemezett havi vagy negyedéves megbeszéléseken áttekintem a folyamatban lévő ügyeket, az új projekteket és a nyitott feladatokat. Ezeken az alkalmakon közösen priorizáljuk a teendőket, és frissítjük az adatvédelmi feladatlistát. Kérés esetén, részt veszek a vezetőségi megbeszéléseken. 

Dokumentáció: A dokumentumokat biztonságos, strukturált formában adom át, amit a szervezet őriz.